Om alle verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren verwerkt HVA persoonsgegevens. In onze privacyverklaring wordt omschreven voor welke doeleinden HVA welke persoonsgegevens verwerkt, wie deze persoonsgegevens eventueel van HVA ontvangt en welke rechten betrokkenen hebben, conform de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Vragen of opmerkingen over de privacyverklaring? Neem contact op met HVA via [email protected].

Leden en vrijwilligers actief binnen HVA komen met persoonsgegevens in aanraking, denk bijvoorbeeld aan de lijstjes met emailadressen die coaches en managers van teams bijhouden om alles rondom het team te kunnen organiseren en (ouders van) leden daarover te informeren. Of de gegevens die onze commissies gebruiken om bijvoorbeeld teams en wedstrijden in te delen, bardiensten te plannen en scheidsrechters op te leiden. HVA verwacht dan ook van allen die binnen HVA met persoonsgegevens omgaan dat zij dat zorgvuldig doen. Lees daarom de volgende vuistregels en pas deze toe.

Persoonsgegevens

Bij persoonsgegevens moet je denken aan naam, adres, telefoonnummer, emailadres, maar ook aan meer gevoeliger informatie, zoals gegevens over gezondheid (bijv. blessures). Foto- en beeldmateriaal zijn ook persoonsgegevens.

Verwerken

Het verwerken van persoonsgegevens is een heel breed begrip. Daar valt van alles onder van verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, tot en met wissen en vernietigen. Het moet wel gaan om geautomatiseerd verwerken of opname in een bestand (computer, smartphone, server, cloud oplossingen (Excel, OneDrive, iCloud, GoogleDrive, Dropbox). Kortom, er is al snel sprake van verwerken.

Neem allemaal de volgende vuistregels in acht:

1. Gebruik je gezonde verstand

2. Verzamel, gebruik en bewaar persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor je ze verkregen hebt. Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig. Hoe korter, hoe beter.

3. Zorg dat gegevens worden opgeslagen op plaatsen, in accounts of bestanden die beveiligd zijn met sterke wachtwoorden en wijzig deze regelmatig. Versleutel bestanden en installeer firewalls en virus-scanners. Wees alert op fishing: open bij ontvangst van e-mails van onbekende afzenders geen links of bijlagen.

4. Beperk de groep mensen die toegang hebben. Hoe minder, hoe beter.

5. Geef geen persoonsgegevens aan andere partijen door, tenzij dat nodig is. Bij twijfel, niet delen.

6. Let ook op welke informatie (denk bijvoorbeeld aan foto’s en beelden) je publiekelijk deelt, ook op social media. Houd rekening met de belangen van anderen.

7. Hoe privacygevoeliger de informatie, hoe zorgvuldiger je er mee om moet gaan, en hoe minder er mee mag. Laat vertrouwelijke informatie niet slingeren.

8. Maak direct melding van een (mogelijk) datalek via [email protected]. Een data-incident kan heel vervelend zijn voor de betrokkenen.